Trajanje organizacije događaja zavisi od tipa i kompleksnosti eventa. Manji događaji mogu biti organizovani u nekoliko nedelja, dok veliki korporativni eventi i svadbe zahtevaju višemesečno planiranje.
Proces uključuje više faza: ideja, planiranje, selekcija dobavljača, koordinacija i realizacija. Svaka faza zahteva vreme i preciznost.
Rano planiranje omogućava bolji izbor lokacija i dobavljača, kao i optimizaciju budžeta.