Organizacija događaja uključuje više različitih učesnika koji zajedno stvaraju finalni rezultat. To su klijent, event agencija, lokacija (sala ili restoran), tehnička produkcija, muzika, fotograf i catering.
Svaki učesnik ima svoju ulogu, ali svi moraju biti usklađeni kroz centralnu koordinaciju. Bez jasne strukture dolazi do haosa i grešaka.
Event agencija je ta koja povezuje sve strane i upravlja komunikacijom.