Jedan od najkompleksnijih segmenata organizacije događaja je koordinacija više dobavljača: sale, catering, DJ-a ili benda, fotografa, dekoratera i tehničke produkcije. Svaki od njih ima svoj ritam rada, ali svi moraju biti savršeno usklađeni u jednom vremenskom okviru.
Event agencija igra ključnu ulogu u ovom procesu jer preuzima komunikaciju, usklađivanje rasporeda i kontrolu izvršenja. Bez centralne koordinacije, lako dolazi do kašnjenja, nesporazuma i tehničkih problema.
Profesionalna koordinacija znači da svaki dobavljač zna tačno kada ulazi u prostor, kada postavlja opremu i kada počinje svoj segment. Tako se eliminiše haos i omogućava nesmetan tok događaja.
Cilj je da klijent ima samo jedno kontakt lice — event agenciju — dok se svi ostali segmenti odvijaju sinhronizovano.