Organizacija događaja uključuje više različitih profila i timova koji zajedno stvaraju finalni rezultat. To su klijent, event agencija, menadžer događaja, tehnička produkcija, DJ ili bend, fotograf, catering i osoblje lokacije.
Svaki od ovih učesnika ima svoju ulogu, ali svi moraju biti koordinisani kroz jedan centralni sistem upravljanja — najčešće event agenciju.
Bez jasne koordinacije, događaj lako postaje haotičan.